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换个角度玩儿Excel 玩的是心法

作者: 时间:2013/8/16 16:38:00 阅读:
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      不记忆大量的菜单命令,不学习多样的函数运用,不研究高深的VBA编程,还能玩儿会Excel吗?要我说,不仅能玩儿,还能玩儿得好!因为,咱玩儿的是心法,练的是内功,成就的是由内而外的强大。那,什么是心法?这其实是一种设计表格的思路,一种对Excel的正确认识。能当饭吃吗?当鲍鱼吃都没问题。无论你是新手、老鸟、“表”哥还是“表”姐,只要修了这种心法,你就会发现,驾驭Excel原来如此简单!

       第1节 两招让你脱胎换骨

       两招更胜100招,不学技能学什么?学做表!有人说:“我会用很多技能,但还是工作得很辛苦。”那你就要检查一下,自己是否做对了表。

       我们做的表通常分为两种,一种是数据明细表,称之为源数据表;另一种是统计表,称之为分类汇总表。前者不仅需要做,还必须用正确的方法做;后者却不用做,因为它们可以被“变”出来。在这本书中,我们就研究两件事:

       第一件,设计一份标准、正确的源数据表;

       第二件,“变”出N个分类汇总表。

       你可别小看,只要玩儿转这两招,以前遇到的种种难题,80%都会荡然无存,一去不返。

       搞定源数据,不背菜单也能玩

       按照传统观念,Excel高手似乎就是把菜单命令背得滚瓜烂熟,组合函数玩儿得出神入化,还能自己编点小程序的人。于是,想要成为高手,头悬梁锥刺股地“啃”技能书就变成一件再正常不过的事。但是,“啃”过的朋友一定知道其中的艰辛,那种如同嚼蜡般的干涩和枯燥常常导致大脑消化不良。并且,想从中找到自己工作所需的技能也实非易事。究竟Excel有多少招,为什么那么难记住,看看下面两张图就略知一二。

       很多吧,头晕了!正因为如此,大部分人都不敢奢望成为高手,也认为自己无法解决更多的Excel难题。可是,不知道大家有没有想过这样一个问题:Excel难题真的要靠玩弄技巧才能解决吗?还是我们从一开始就做错了什么?要知道,在平房的地基上建高楼,有再大的本事也不行。于Excel,建立源数据表如同打地基,如果没有正确的源数据,搞什么数据分析都是扯淡;但如果一开始就做对了源数据,不用学100招也能把工作做得很漂亮。所以,好的源数据表是一切表格工作的基础。

       聚焦汇总表,不用做来只用“变”

       知道了源数据表的重要性还不够,我们还必须搞清楚表格工作的目的。只有明确了工作目的,才能有的放矢地学习。Excel使用过程中会遇到的难题,与我们的工作目的有很大关系。在这个用数据说话的时代,严谨的公司买个办公用品也要做数据分析。我们忙忙碌碌操作着各种表格,又是写公式,又是筛选、排序,或者把数据加过来减过去,归根结底,都是为了得到一张分类汇总表。

       数据这东西,只有被分门别类地放在一起时才有意义,单个儿看,看不出啥名堂来。超市买东西不能只看小票吧,你一定要问:“一共多少钱?”家装公司列出的装修费用详单,就算已经具体到每一颗螺丝的价钱,你也得问:“地板总共多少钱?吊顶、墙面分别又是多少钱?”所以,分类汇总无处不在,而企业对这方面的要求更高。实际上,我们做的表格工作都在为此服务。

       为了印证这个观点,我特意请教了一位资深的财务经理。我问他:“为什么人们都说财务部的Excel水平最高?财务一定是企业最先拥有系统的部门,还需要用Excel做什么?”他这样回答我:“财务系统能解决科目的分类,即前端数据录入的问题,也能出具标准的财务报表。但是,企业的管理需求灵活多变,所以我们需要从系统中提取数据,进行深加工,才能满足管理层对于个性化财务报表的需求。要做这件事,就必须与Excel较劲。” 有系统的部门尚且如此,其他部门又何尝不是呢。
 

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